Có lẽ, chuyện nhân sự luôn là bài toán đau đầu. Nhưng thực tế, chúng ta chưa cần đến các công cụ hay phương thức gì cao siêu để quản lý và giữ chân nhân sự như một chuyên gia nhân sự lão luyện, mà đôi chỉ cần đi đủ qua 4 bước nền tảng sau ( dù là đội nhóm nhỏ vài người hay một guồng máy vài trăm người thì vẫn rất cần ).
Nội dung bài viết
Phân bổ mục tiêu - trách nhiệm
Việc phân bổ mục tiêu đến từng phòng ban, từng nhân viên còn nhiều lúng túng và bỡ ngỡ. Hơn nữa, Doanh Nghiệp SMEs Việt Nam vẫn chỉ chú trọng đến việc triển khai chiến lược về doanh số và lợi nhuận, chứ chưa quan tâm đến việc nâng cao năng suất, giảm chi phí đầu vào và tối đa hoá nguồn lực của tổ chức. Nguồn lực của một Tổ Chức thông thường bao gồm các yếu tố: đội ngũ lao động, nguyên vật liệu, máy móc, năng lượng và hệ thống.
Quy trình hệ thống và nguồn lực đội ngũ lao động là 2 yếu tố quyết định đến năng suất và giảm chi phí. Thực tế, nếu bạn có đội ngũ giỏi, làm việc siêng năng, thì rõ ràng kết quả thu được sẽ rất cao so với chi phí bỏ ra.
Ở một số SMEs, đội ngũ nhân viên thường không nắm rõ mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng ban và mục tiêu của từng cá nhân là gì, họ chỉ biết làm đúng việc được giao. Điều đó tạo một sức ỳ và tính thụ động rất cao trong tổ chức và không khai thác hết khả năng làm việc và trí tuệ của nhân viên.
Vậy ta cần làm gì?
- Xây dựng mục tiêu của tổ chức và phân bổ mục tiêu cho từng phòng ban, rồi xuống từng vị trí trong tổ chức.
- Theo dõi, giám sát mục tiêu của từng nhân viên, từng phòng ban và toàn tổ chức.
- Tổ chức các buổi họp hàng tháng, hàng tuần và thậm chí hàng ngày để giám sát và đánh giá về việc thực thi mục tiêu của tổ chức.
- Xây dựng hệ thống báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, trên cơ sở đó có quyết định kịp thời để đảm bảo tổ chức không đi chệch mục tiêu của mình.
Cũng giống như bạn quản một nhóm nhỏ để làm bài tập nhóm vậy, mỗi thành viên trong nhóm cần có mục tiêu cho riêng mình.
Ví dụ, bạn A có mục tiêu là thu thập 10 case study. Bạn B lo đi phỏng vấn.
Không thì cả nhóm, dù mang tiếng là Bài Tập Nhóm, thực tế có một mình bạn làm, gánh Team, vì anh em họ không biết phải làm gì?
Tổ chức giám sát quản lý đội ngũ
Bước thứ 2 trong quản lý và giữ chân nhân sự là phải GIÁM SÁT hoạt động làm việc nhân viên của mình, dù team đông hay ít, để bảo đảm nhân viên của chúng ta làm đúng ý đồ chúng ta muốn, và giúp ta có thể gặt hái được càng nhiều thành quả sau này.
Xây dựng "Tiêu Chí Giám Sát"
Giám sát là hoạt động của người cấp trên để bảo đảm nhân viên cấp dưới của mình làm đúng mục tiêu, đúng quy trình, đúng chính sách mình đặt ra đó là giảm sát, những công cụ gồm chỉ tiêu, giám sát quá trình làm việc của họ xem họ có làm đúng với chỉ tiêu đặt ra không.
Ví Dụ: để giám sát đội sales thì sau khi đã giao mục tiêu cho đội là chưa đủ, chúng ta cần xây dựng các tiêu chí giám sát cụ thể số cuộc gọi bán hàng, số lần ghé chăm sóc khách hàng cũ,... có tiêu chí đó mình mới dựa vào họ làm đúng hay không đúng mình mới đo được, mình giám sát. Vì giám sát là đảm bảo hoạt động họ làm đúng một trong những tiêu chí đó.
- Giám sát về Quy trình: chúng ta phải có quy trình đầu vào và đầu ra rõ ràng cho từng nghiệp vụ.
- Giám sát về Kế hoạch: Phải có kế hoạch hành động, làm việc gì, ai làm, ở đâu khi nào, được bao nhiêu, làm như thế nào.
- Giám sát về Chính sách: Những cái chế tài để mình giám sát họ, để đảm bảo khi họ làm đúng thì họ được cái gì, họ mất cái gì, họ bị chế tài như nào, họ được khen thưởng, kỷ luật ra làm sao.
Giám sát là chúng ta sẽ làm xuyên suốt cả quá trình làm việc của nhân viên. Còn kiểm tra là tiến hành kiểm tra khi mà chúng ta thấy có nghi ngờ, sai sót, phát hiện thấy nhân viên có lỗi sai, hoặc không đúng tiêu chuẩn, thì phải tiến hành kiểm tra ngay.
Quay trở lại với ví dụ đơn giản là làm bài tập nhóm, bạn cũng cần thống nhất về quy định làm việc mỗi anh em trong team, để trưởng nhóm làm căn cứ giám sát và đôn đốc anh em tuân theo nguyên tắc chung. Ai không ok mời ra khỏi team !
Tiến hành đánh giá đội ngũ
Tại sao cần đánh giá nhân viên?
Đánh giá nhân viên có thể coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong quy trình quản lý và giữ chân nhân sự để có thể xét duyệt sự hoàn thành nhiệm vụ, mức độ phù hợp với công việc, với công ty của một nhân viên theo định kỳ, từ đó đưa ra chế độ thưởng, phạt hợp lý.
Đây là công việc vô cùng cần thiết, không thể thiếu để các nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả làm việc, động viên nhân viên cũng như thúc đẩy kịp thời, giúp nhân viên khắc phục những thiếu sót.
Tiêu chí dựa trên Thái Độ:
a) Sự lạc quan
b) Sự trung thực
c) Sự nhiệt tình
d) Sự tôn trọng cấp trên - đồng nghiệp
e) Giờ giấc làm việc
g) Độ cẩn trọng công việc
Tiêu chí dựa trên Kết Quả:
- Theo hiệu suất làm việc: Nhân viên được đánh giá dựa trên hệ thống KPI, chủ yếu đánh giá mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên để có cơ sở đề bạt, tăng lương hay sa thải.
- Theo kế hoạch tháng/quý/năm: nhân viên được đánh giá dựa trên tỷ lệ hoàn thành mục tiêu được giao phó.
- Theo mức độ hoàn thành công việc: Cách đánh giá này dựa vào nhiệm vụ, vai trò của mỗi nhân viên, từ đó tuyển chọn, đào tạo nhân viên tốt hơn. Mỗi vị trí đều giữ trách nhiệm riêng, phù hợp với yêu cầu công việc. Dựa vào những tiêu chí thước đo hiệu quả công việc được giao hàng tháng, quý…mà nhà quản lý có thể nắm được nhân viên nào có năng lực thực sự, nhân viên nào cần đào tạo thêm.
Đãi ngộ đội ngũ
Chính sách đãi ngộ: Yếu tố quan trọng để giữ chân nhân sự
Ngoài lương thưởng, các khoản chính sách đãi ngộ, phúc lợi cũng là yếu tố quan trọng để giữ chân người tài, giúp nhân viên cảm thấy vui vẻ, thoải mái làm việc và gắn bó lâu dài với đơn vị. Vậy những khoản phúc lợi đó bao gồm những gì? Nhà tuyển dụng cần chú trọng khoản nào để giữ người tài ?
- Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế
Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên là yêu cầu bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định pháp luật. Đóng bảo hiểm đầy đủ, bổ sung các quyền lợi như khám sức khoẻ định kỳ, bảo hiểm răng miệng và thị giác, bảo hiểm cho người thân… chính là một “điểm cộng” quan trọng để đáp ứng mong muốn của nhân viên.
- Đưa ra nhiều lợi ích hỗ trợ người lao động
Ngày nay, bên cạnh chi trả lương, nhiều đơn vị thực hiện chiến lược quản lý và giữ chân nhân sự còn chi trả thêm các khoản phụ cấp cho nhân viên như: Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, quà tặng sinh nhật – hiếu hỷ - ma chay, các chuyến du lịch hằng năm, chương trình teambuilding, chính sách công tác phí “rộng rãi”…
Những chăm sóc này có thể không lớn, nhưng lại được người lao động đánh giá cao, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống vật chất, tinh thần của nhân viên và đây là cái “neo” để giữ lòng trung thành của đội ngũ nhân viên, gia tăng sự hài lòng của nhân viên đối với chính sách đãi ngộ.
- Số ngày nghỉ và ngày phép trong năm
Tùy vào tính chất công việc và quan điểm của quản lý nhân sự mà giờ giấc, phong cách làm việc sẽ có sự khác nhau. Những môi trường làm việc có chế độ ngày nghỉ, ngày phép rộng rãi, thoải mái sẽ được nhân viên đánh giá cao.
- Các khóa đào tạo phát triển chuyên môn
Nhân viên nào cũng mong muốn được phát triển, hoàn thiện kỹ năng, kiến thức chuyên môn để làm việc tốt hơn và nhiều cơ hội thăng tiến. Nếu công ty có tổ chức các đợt huấn luyện kỹ năng, đào tạo chuyên môn hàng năm và vạch ra lộ trình thăng tiến thì sẽ thu hút và giữ chân người tài hiệu quả hơn.
- Trang thiết bị làm việc
Môi trường làm việc chật hẹp, thiếu thốn trang thiết bị không thể là môi trường lý tưởng để nhân viên làm việc. Vậy nên, đầu tư trang thiết bị đầy đủ, đáp ứng công việc của từng bộ phận không chỉ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, hiệu quả, chuyên nghiệp mà còn tạo cảm giác hào hứng cho nhân viên khi làm việc. Đây là một khía cạnh nhỏ nhưng không thể bỏ qua khi quản lý và giữ chân nhân sự
CUỐI CÙNG, dù là quản lý một nhóm nhỏ vài cá nhân nhỏ xíu hay cả guồng máy lớn, tôi nghĩ đều đi qua đủ 4 bước bên trên để đảm bảo sự phát triển bền vững của một đội nhóm, một tổ chức. Thử tự hỏi:
- Bạn có thích làm việc nhóm ở 1 nhóm mà bạn không rõ vai trò mình là gì, chịu trách nhiệm cho việc gì.
- Người Leader không có bất kỳ hoạt động, tiêu chí gì để giám sát công việc anh em.
- Thiếu đánh giá khách quan, "cào bằng"
- Làm nhiều/ít đều nhận kết quả như nhau !
Chúc anh/chị/em thành công.
Chia sẻ từ FB Nguyễn Tuấn Hùng - Quản trị & Khởi nghiệp
