Thất bại là một từ "mặc định" nghe thấy với Startup. Bởi lẽ, một dự án kinh doanh nhỏ vừa mới bắt đầu gặp đủ mọi khó khăn mà không có một bàn tay che chở nào thì "thất bại" cũng không khó hiểu.
Trong bài viết dưới đây sẽ chỉ ra lí do thất bại trong quá trình phát triển tổ chức vì không hiểu rõ từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp.
Bạn hãy hiểu rằng, tổ chức là 1 sự gắn kết cả 1 nhóm người cùng nhau làm điều gì đó cho mục tiêu chung, lý tưởng chung. Và để từng cá nhân đoàn kết, gắn bó, biết rõ mình làm gì, chịu trách nhiệm gì, phấn đấu tới đâu... không phải là chuyện 1 sớm 1 chiều mà làm được, nó cần thời gian và có những cột mốc như 1 cơ thể con người vậy.
Ví như rất vui là có những công ty, đến làm việc còn chồng chéo, mỗi nhân sự công ty gánh 2-3 job ở các phòng ban, chưa có KPI đo lường thực sự nhưng lại muốn xây 1 phần mềm ERP để quản lý cả công ty trên online. Đâu phải cứ có tiền là setup phần mềm ERP được, đúng không. Quy trình nội bộ còn chưa có thì phần mềm cũng vô dụng.
Đầu tư gì đó cho tổ chức là rất tốt, nhưng sai thời điểm thì đều phiền phức cả. Thậm chí phá sản cả 1 tổ chức. Ví như đang ăn nên làm ra, bon chen mở thêm chi nhánh ở Hà Nội, xong quản lý không được rồi mất hết mớ tiền, nghe quen không. Té ra ông CEO, chi nhánh ở Sài Gòn, để quản lý còn phải hằng ngày ghé công ty, giao việc người này người kia, chi nhánh chưa thể tự chạy tốt và chưa hề chuẩn hóa để vắng mặt ông thì vẫn tự chạy tốt, nay tự nhiên đâm đầu đi mở chi nhánh 2, tự hỏi không lẽ ông phân thân??? Đâu phải cứ mở chi nhánh rồi mướn quản lý vào là xong.
Thường 1 tổ chức khi mới ra đời, như 1 em bé, sẽ trải qua 4 giai đoạn cơ bản.
I/ Giai đoạn 1: Sinh Tồn (mới Startup)
Giai đoạn đầu khởi sự doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào kinh doanh để tạo ra lợi nhuận, đảm bảo dòng tiền luôn dương (doanh nghiệp có lãi) mới tính đến chuyện đầu tư mở rộng hệ thống, xây dựng quy trình, văn hóa doanh nghiệp. Kim chỉ nam lúc này là bán hàng, marketing, làm bục mặt ra luôn giữa các anh em co-founder, việc kiêm nhiệm là chuyện bình thường vì quá thiếu người. Có công ty ecommerce mà bé nhân viên nữ đóng vai trò chạy Facebook Ads, Telesale chốt đơn, xuất hàng trong kho, đóng gói hàng và kiêm chăm sóc khách hàng trong quá trình giao cho khách hàng, 4in1.
Hiệu quả sụt sùi là chuyện thường tình ở huyện, mọi giải pháp phạt là vô dụng. Ví dụ với bé nhân viên ở trên, có hôm bị cảm, nói điện thoại kém, chốt dở, bạn trừ lương? Nó nghỉ việc 1 cái rồi ai chạy Facebook Ads, ai xuất hàng, đóng gói? Và 3 việc đó bé đó lại đang làm tốt thì sao???
Nên thường là càng kiếm nhiều khách hàng càng tốt, mọi chiêu thức về tối ưu chuyển đổi giai đoạn này là khó áp dụng.
Ở giai đoạn sinh tồn, quy trình dễ thấy thường là "Nhập hàng về kho, sales bán hàng, đóng và giao, thu tiền về, dư ra 1 ít, tái đầu tư nhập hàng", dịch vụ và sản xuất tương tự. Mấu chốt là nếu muốn đi được giai đoạn II thì bắt buộc có thặng dư tài chính sau mỗi vòng vận hành (business process) và phải biết đến cột mốc doanh thu nào thích hợp để chuyển mình qua giai đoạn II.
Buồn là không có con số cụ thể cho việc này, dựa trên kinh nghiệm để tính toán là chính. Đạt cột mốc mà không đầu tư để kinh doanh bài bản giai đoạn II, bạn sẽ chết vì quá tải hệ thống. Nhưng chưa đạt số mà đầu tư sớm quá, bạn sẽ chết vì dòng tiền về không đủ bù đắp chi phí vận hành. Gọi là chết trên đỉnh vinh quang.
Thế nên, nếu đã startup, vốn đã ít không đủ tiền mướn nhân sự để làm sales và marketing, mà bản thân Founder lại không biết tự làm sales và marketing thì chết chắc ở giai đoạn I này, khỏi lôi thôi.
Trong một số trường hợp, chủ sở hữu không thể sales và marketing đủ tốt để thu về đủ KH để có thể chi trả cho các nhu cầu kinh doanh nên sẽ bị biến mất. Những công ty mà vẫn duy trì kinh doanh sẽ bước sang giai đoạn mới.
II/ Giai đoạn II: Chuẩn hoá - Tăng hiệu quả
Chỉ khi dòng tiền ổn định từ hoạt động sales và marketing làm hiệu quả mang lại, KH bình quân ổn định, lúc này để push doanh thu qua 1 cột mốc mới, hay nghĩ tới việc mở thêm điểm bán... coi chừng sẽ gây quá tải cho đội ngũ và hạ tầng đang có.
Hãy chuẩn hóa mọi thứ, chậm lại tý đã. Ví như chỉ có 1 điểm bán, hãy đảm bảo điểm bán tự vận hành không có bạn cái đã rồi nghỉ tới việc mở cái thứ 2. Sỉ diện vì mở chục cái điểm bán không giúp bạn giàu lên đâu.
Đến bước này mọi doanh nghiệp bắt đầu bắt tay vào xây dựng quy trình, vì khi hệ thống phình ra, chi phí cho hoạt động vận hành tăng lên rất nhiều, nếu mọi thứ đều làm tự phát và lại ở xa quá tầm quản lý bằng kiểu cũ (như walk around chẳng hạn) thì chuyện gì sẽ xảy ra nếu nv làm sai gây hậu quả nghiêm trọng? Trên hết, Quy trình giúp CEO kiểm soát được dòng tiền doanh nghiệp rõ ràng hơn.
- Nắm chi phí vận hành bình quân.
- Nắm chi phí lương bình quân.
- Nắm doanh thu và biên lợi nhuận bình quân.
- Nắm rõ số lượng nv để đạt mốc doanh thu.
Ví dụ, từ 100 đơn/ngày hiện tại, giờ push lên 500 đơn. Vậy bạn phải biết năng suất 1nv là bao nhiêu để tuyển dụng cho phù hợp. Không thì sẽ tuyển lố, dẫn đến phình to chi phí, ns thì ít việc để làm. Gồng riếc hết vốn lưu động rồi chết luôn.
Giai đoạn này cho thấy tín hiệu bán hàng của bạn đang dâng lên đồng nghĩa với các đầu việc dâng. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân sự về phụ 1 số các đầu việc dâu dia như: Đóng hàng, viết bill, chở hàng, ship hàng, ghi chép số liệu, gia công hàng hóa,… Đáng sợ là nhiều nv đa nhiệm hóa lúc này mà không nhận ra tầm quan trọng chuyên môn hóa.
Đặc điểm của giai đoạn này là các công việc bắt đầu đòi hỏi phải được tổ chức cụ thể và phân công chi tiết cho từng người hơn giai đoạn trước. Vì khi đã thuê thêm nhân sự tức nghĩa là dâng chi phí, cho nên bạn sẽ phải mô tả công việc rõ ràng, giao việc và đảm bảo rằng các nhân sự thực thi tốt công việc được giao.
– Nếu tôi không chuẩn hóa thì sao..?
Xưa đóng 10 đơn chả bao giờ sai, giờ đóng lộn hàng như cơm bữa,...
Team bạn sẽ rối khi đơn về nhiều, các công việc chồng chéo, không hoàn thành thì xuề xòa cho qua, nhân viên mới chưa quen việc thì làm lung ta lung tung hoặc không thì cứ ngồi chơi bởi vì bạn không biết giao việc gì cho người ta.
Và tại lúc này còn đa nhiệm là chết. Ông nào đa nhiệm sẽ nghĩ rằng mình làm nhiều và vô cùng quan trọng, và cho rằng các nhân sự còn lại chả làm cái gì cả. Mâu thuẫn, xích mích, bằng mặt không bằng lòng => Đây là giai đoạn dễ tan rã đội nhóm nhất! Hãy cẩn thận! Một số ông đa nhiệm còn tách ra startup lúc này làm cho doanh nghiệp còn thêm khốn khổ.
Lúc này, Công ty của bạn cần hình thành hình đầy đủ các phòng ban chức năng (Kế toán, CSKH, Sales,...) để chuẩn hóa và sẵn sàng cho giai đoạn 3 là mở rộng.
Và điều này nói lên 1 việc, bạn sẽ rất tốn tiền 1 thời gian dài để các phòng ban và đội ngủ làm việc trơn tru theo guồng máy quy trình bạn vạch ra.
Nên thực tế, nhiều anh em họ chọn 1 trong 2 giải pháp. Hoặc đi huy động vốn khi đã ổn định ở giai đoạn 1, hoặc kiềm hãm để doanh thu không tăng quá sức đội ngũ, hoãn mở thêm điểm mới để đảm bảo tích trữ đủ tài chính cho giai đoạn 2 là chuẩn hóa.
Nhưng thực tế, chuẩn hóa khó không chỉ mỗi cần $, mà còn cái đầu người đứng đầu tổ chức nữa.
Chuẩn hóa cái gì đây?
1. Dựa vào Chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp để xác định đầy đủ các chức năng chính (trực tiếp tạo ra doanh thu) và chức năng hỗ trợ mà doanh nghiệp cần có theo định hướng chiến lược, nhằm xác định đủ các bước tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
2. Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
3. Chuẩn hóa hệ thống chức danh.
4. Chuẩn hóa hoạt động sales và marketing (bạn từ việc trực tiếp sales, nay sẽ là đội ngũ)
5. Chuẩn hóa hạn mức, định phí từng đầu việc
III/ Giai đoạn III: Tối ưu hóa
Trước khi nghĩ tới việc mở điểm thứ 2, hãy tối ưu điểm thứ 1. Trước khi mơ đẩy đơn hàng lên 500 đơn/ngày, hãy tối ưu sao mà 100 đơn/ngày thì biên lợi nhuận mình cao nhất cái đã.
Điều này lý giải tại sao nhiều tổ chức mở quá trời cửa hàng mà cuối năm lời có 1 - 2 tỷ (chưa được 1% trên doanh thu) vì họ đi qua giai đoạn 4 luôn là mở rộng mà quên còn giai đoạn 3 là tối ưu.
Sau khi đã chuẩn hóa được quy trình hoạt động. CEO rà soát lại bộ mắt tổ chức hoạt động trong năm vừa qua, rà soát lại chi phí cho vận hành. Giai đoạn này CEO bắt tay vào tối ưu chi phí (bao gồm chi phí quỹ lương và chi phí vận hành) để tối đa hóa lợi nhuận.
Văn hóa doanh nghiệp cần phát huy cực mạnh trong giai đoạn này, vì sẽ giúp tiết giảm chi phí giám sát và động viên trong tổ chức nếu có văn hóa mạnh như tự giác, kỷ luật...
- Tối ưu về hàng tồn kho.
- Tối ưu về HR (chỉ số hạnh phúc, nghỉ việc nhân sự)
- Tối ưu về tỷ lệ chuyển đổi khách hàng
- Tối ưu về ngân sách marketing
- Tối ưu về chi phí vận hành/1 đầu việc/phòng ban
.... vân vân
IV/ Giai đoạn 4: Mở rộng kinh doanh
Khi doanh nghiệp đã chuyên nghiệp hóa, hệ thống quy trình trơn chu. Bước này, CEO ứng dụng công nghệ để tự động hóa doanh nghiệp, thoát ra khỏi doanh nghiệp. CEO tiếp tục xây dựng sân chơi mới cho Doanh nghiệp. Đây chính là quy trình một doanh nghiệp phát triển, làm “chắc và chuẩn” từng bước mới đảm bảo được doanh nghiệp vận hành tự động.
Hãy mơ đến Bigdata, AI, xây ERP khi đến giai đoạn này.
Chia sẻ từ Nguyễn Tấn Hùng - Quản trị và Khởi nghiệp
