18/05/20 Lượt xem: 50

Tài chính thể hiện "sức khỏe" của doanh nghiệp mạnh hay yếu, trong đó kiểm soát dòng tiền là quan trọng nhất. Tuy nhiên, rất nhiều lãnh đạo chưa nhận thấy tầm quan trọng trong công tác quản lý và kiểm soát dòng tiền này dẫn tới nhiều hệ quả đáng tiếc khi có biến cố xảy ra (thiên tai, dịch bệnh...ảnh hưởng tới kinh doanh)

Là chủ doanh nghiệp, nếu quy trình tài chính gặp phải 5 vấn đề dưới đây, đã đến lúc bạn cần thay đổi !

Mất nhiều thời gian: Khi quy trình tài chính của doanh nghiệp cồng kềnh làm mất nhiều thời gian làm việc của nhân viên.
Quy trình phức tạp: Khi các quy trình tài chính của doanh nghiệp cần rất nhiều sự tham gia/vai trò của nhân sự
Quá tải: Khi bộ phận tài chính/kế toán của doanh nghiệp bị quá tải khi làm việc, xử lý và tiếp nhận.
Mắc các lỗi phổ biến: Khi các khoản tài chính thường xuyên bị sai sót, bỏ quên...
Quản lý và giám sát hạn chế: CFO hoặc người lãnh đạo doanh nghiệp không quản lý và giám sát trọn vẹn về tình hình tài chính, dòng tiền

Khi CEO không có thông tin mới nhất về dòng tiền. Dữ liệu kinh doanh rời rạc, chưa được tập hợp được số liệu. Không theo dõi thu nhập/chi phí trong suốt cả năm, thay vào đó là vật lộn với đống hóa đơn giấy hay các file excel rời rạc. Dẫn tới hệ quả là, lãnh đạo không biết mình đứng ở đâu, không biết thu được bao nhiêu và chi bao nhiêu, có lãi hay không và thậm chí là có bao nhiêu dòng tiền vào/ra. Sự vô tổ chức này dẫn đến hóa đơn bị bỏ qua và số tiền lớn chưa thanh toán.

Tiêu chí lựa chọn công cụ quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp

Quản lý tài chính trọn vẹn và tự động hóa được phần nào sẽ giúp CEO nắm chắc tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định nhanh, kịp thời nhất.

Trên thực tế, có khá nhiều công cụ quản lý dòng tiền cho bạn lựa chọn để giải quyết vấn đề này. Hãy cân nhắc những yếu tố dưới đây, trước khi quyết định triển khai phần mềm nào nhé.

1. Ngân sách
Hãy tính toán xem, bạn sẵn sàng chi bao nhiêu cho một công cụ quản lý tài chính? Trong đó sẽ phải bao gồm các khoản như: chi phí cài đặt phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên sử dụng, phí hỗ trợ và bảo trì và nâng cấp...

2. Bảo mật
Yêu cầu bảo mật cực cần thiết nếu bạn không muốn bị rò rỉ thông tin ra ngoài. Có 2 khía cạnh cần quan tâm

Phân quyền truy cập theo vị trí nhân viên, ai có liên quan mới được sử dụng
Hạn chế truy cập quá nhiều với nhân viên sẽ khiến họ giảm hiệu suất làm việc, khó thực hiện khi được giao việc nhiệm vụ

Vì thế, cần lựa chọn một công cụ quản lý tài chính cho phép phân quyền linh hoạt, giúp CEO kiểm soát được quyền truy cập của từng cá nhân, ai được phép truy cập vào những mục nào...

3. Khả năng mở rộng
Bạn cần một phần mềm quản lý dòng tiền phát triển cùng với doanh nghiệp, đáp ứng được mọi nhu cầu khi quy mô doanh nghiệp mở rộng. Khi doanh nghiệp lớn mạnh hơn vượt ngoài các tính năng cho phép của phần mềm lúc này sẽ xuất hiện các nút thắt cổ chai làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của bạn. Vậy nên, một khi đã đầu tư thời gian và tiền bạc triển khai phần mềm sẽ rất khó để di chuyển dữ liệu sang hệ thống khác.

4. Chọn bản thuê Cloud hay mua đứt ?
Bạn cần xem xét liệu một ứng dụng mua đứt hoặc ứng dụng cloud sẽ phù hợp với bạn nhất. Cả hai hệ thống này đều có những ưu điểm riêng. Đối với hệ thống cloud cho phép bạn truy cập mọi lúc, mọi nơi. Chi phí trả trước thấp hơn và dữ liệu của bạn luôn được hỗ trợ bằng giải pháp quản lý tài chính đám mây. Mặt khác, các hệ thống mua dứt tương đối đắt tiền nhưng dữ liệu của bạn được lưu trữ cục bộ, bạn hoàn toàn kiểm soát dữ liệu của mình.

Khi nào doanh nghiệp cần một công cụ quản lý dòng tiền ?

Có khách hàng là doanh nghiệp cần tới công cụ quản lý. Bởi một hệ thống thủ công với bảng tính cập nhật mất thời gian không có chỗ trong môi trường phát triển nhanh; điều này sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, lặp đi lặp lại và khả năng tiếp cận hạn chế.

Quản lý dòng tiền của một tổ chức mà không có các công cụ phù hợp thì không thể đem lại hiệu quả. Ở một khía cạnh khác, mọi người sẽ nghĩ chỉ cần phần mềm kế toán là đủ. Nhưng không, phần mềm đó chỉ thích hợp với kế toán mà thôi, CEO sẽ bị phụ thuộc vào các báo cáo với độ trễ nhất định, mà không thể kiểm soát theo thời gian thực.

Tình hình thu chi, tình trạng hóa đơn, công việc nội bộ, khách hàng....sẽ được thâu tóm gọn gàng chỉ với một màn hình duy nhất, lại được cập nhật theo thời gian thực. Đó chính là những ưu điểm tuyệt vời của phần mềm quản lý dòng tiền SlimCRM, giúp CEO quản lý dòng tiền hiệu quả.