So sánh top 10 phần mềm quản lý chung cư mini, nhà trọ cho thuê tốt nhất 2024

Song song với những cơ hội đang mở ra trong lĩnh vực kinh doanh chung cư mini, phòng trọ, thì các chủ nhà cũng gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý. Để giải quyết vấn đề này, các chủ nhà trọ thường tìm đến việc sử dụng các phần mềm quản lý chung cư mini tốt nhất được Vinno tổng hợp ngay dưới đây!

Khó khăn khi quản lý chung cư mini theo phương thức truyền thống

Trước khi đi sâu vào các phần mềm quản lý chung cư mini, nhà trọ cho thuê, hãy cùng điểm qua một vài khó khăn khi quản lý chung cư theo phương thức truyền thống dưới đây:

Sai sót trong khâu quản lý

Việc quản lý nhà trọ đối mặt với vấn đề đầu tiên là xử lý nhiều thông tin và hồ sơ một cách thủ công khi không sử dụng phần mềm quản lý. Khi cho thuê nhà, cần ghi lại các thông tin cơ bản như họ tên khách hàng, số CMND, quê quán, số điện thoại liên lạc, thông tin về việc khách di chuyển vào và ra khỏi nhà, lượng nước và điện sử dụng, các khoản thu chi vào cuối hoặc đầu tháng. Họ cũng cần ghi chép chi tiết về trạng thái đồ nội thất và các yêu cầu sửa chữa, các phí dịch vụ khác cũng cần được thỏa thuận. Việc xử lý một lượng công việc lớn mà không áp dụng công nghệ như vậy có thể dẫn đến sai sót quản lý và truy xuất dữ liệu.

Hoạt động marketing kém hiệu quả

Quản lý nhà trọ theo phương pháp thủ công thường dẫn đến tiếp thị kém và khó tiếp cận khách hàng tiềm năng. Các phương pháp tiếp thị thông thường bao gồm truyền miệng, phát tờ rơi, quảng cáo dán trên tường nhà và cột điện gần các khu vực có nhu cầu thuê nhà. Ngoài ra, cũng có những đối tượng khách hàng không phải sinh viên hoặc không thuộc các khu vực thường thấy nhưng vẫn có nhu cầu thuê nhà. Điều này làm cho việc tiếp cận và bỏ qua những đối tượng khách hàng tiềm năng trở nên khó khăn. Đối với những chủ chung cư quy mô lớn hơn, việc tìm kiếm khách hàng mới là cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu gặp khó khăn trong việc tìm khách hàng và không đủ lượng khách, việc kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Khó khăn với xuất hóa đơn

Hiện nay, khoảng 70% chủ trọ không cung cấp hóa đơn khi thu tiền trọ. Giao dịch chủ yếu được thực hiện qua truyền miệng và trao đổi trực tiếp, không có bất kỳ giấy tờ chứng thực nào ngoại trừ hợp đồng thuê nhà ban đầu. Tổng số tiền thường dựa trên lượng điện, nước mà mỗi hộ sử dụng, do chủ hoặc người quản lý tính toán và người thuê có thể kiểm tra. Mặc dù phương pháp này nhanh gọn và không phức tạp, nhưng có thể gây ra tranh cãi và xung đột giữa chủ nhà và người thuê vì sự kê khống số tiền hoặc sự thiếu sót trong quản lý từ phía chủ nhà. Đôi khi, khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán và gia hạn vào tháng sau, dẫn đến nhầm lẫn và tranh chấp. 

Lợi ích phần mềm quản lý chung cư mini bằng phần mềm

• Phần mềm quản lý chung cư mini linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh, phù hợp với quy trình và đặc điểm quản lý trong chung cư mini, phòng trọ của bạn. Bạn có thể truy cập phần mềm từ mọi nơi và mọi lúc chỉ cần kết nối internet để cập nhật thông tin về phòng trọ và khách thuê ngay cả trong những tình huống đặc biệt, tránh nhầm lẫn và sự ảnh hưởng do thời gian hoặc địa điểm.

• Phần mềm hỗ trợ tính tạo hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đồng thời, việc lưu trữ thông tin khách hàng trong phần mềm giúp bạn tránh mất dữ liệu quan trọng.

• Phần mềm cung cấp cập nhật thông tin và trạng thái sử dụng của từng loại vật tư có sẵn trong phòng, đồng thời giúp giải quyết kịp thời các vấn đề về thiết bị và đồ dùng hỏng hóc.

Những tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý chung cư mini

Tùy chỉnh linh hoạt phù hợp với nhiều mô hình

Có những chung cư sở hữu hàng trăm phòng, trong khi chung cư khác chỉ có vài chục phòng. Vì vậy, phần mềm hỗ trợ cho việc cho thuê phòng nên được tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu sử dụng của các mô hình kinh doanh cho thuê chung cư mini khác nhau. 

Các nhà phát triển phần mềm quản lý cần đảm bảo tính ứng dụng trên các quy mô phòng trọ khác nhau, bao gồm cả quy mô nhỏ và lớn, số lượng ít hoặc nhiều. Đồng thời, phần mềm cần hỗ trợ cho nhiều loại mô hình khác nhau như phòng trọ, chung cư, nhà nghỉ,... để mang lại tiện lợi và sự hài lòng cho khách hàng.

Giao diện đơn giản, dễ dùng

Để đảm bảo chủ trọ và nhân viên quản lý sử dụng thuận lợi, phần mềm quản lý chung cư mini nên có thiết kế đơn giản, giao diện dễ dùng. Những phần mềm đơn giản chỉ mất 30 phút tới 1 giờ đồng hồ là người dùng có thể thao tác dễ dàng trên đó sẽ được đánh giá cao.

Sở hữu đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tình

Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tận tình là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý chung cư. Trong khi sử dụng phần mềm, không thể tránh các trường hợp lỗi phần mềm, người dùng không nắm rõ cách thao tác trên phần mềm… Khi đó, vai trò của đội ngũ chăm sóc khách hàng sẽ đảm bảo giải quyết vấn đề giúp chủ chung cư quản lý và sử dụng phần mềm tốt nhất.

Top 10 phần mềm quản lý chung cư mini

Đọc thêm: 

Top 12 phần mềm quản lý bất động sản tốt nhất 2024

Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm quản lý chung cư mini SlimCRM

Phần mềm quản lý SlimCRM là phần mềm quản lý toàn diện về khách hàng, tài liệu hợp đồng hóa đơn phù hợp với các chung cư mini có nhiều phòng. Dưới đây là một vài tính năng cơ bản của SlimCRM:

• Quản lý thông tin khách hàng, tình trạng phòng: Chủ trọ có thể nhập thông tin chi tiết  về những thành viên thuê trong phòng, tình trạng phòng khi bàn giao để dễ dàng quản lý sau này. 

• Quản lý hợp đồng, hóa đơn: Công cụ này giúp theo dõi chi tiết các thông tin về ghi chú hợp đồng, hóa đơn kèm biểu mẫu và phụ lục liên quan của từng khách thuê phòng.

• Quản lý nhân viên: Chủ chung cư có thể nắm thông tin và hoạt động của từng nhân viên, phân công khách hàng phụ trách cho nhân viên trên phần mềm. 

• Truy xuất thông tin nhanh chóng: Phần mềm quản lý chung cư SlimCRM có tính năng hữu ích giúp nhanh chóng tạo hợp đồng cho thuê, truy xuất thông tin khách hàng và thông tin về mặt bằng cho thuê chỉ với 1 click chuột.

• Nhắc nhở tự động: Phần mềm còn hỗ trợ gửi email và tin nhắn tự động để nhắc nhở về việc hết hạn hợp đồng và sắp đến hạn thanh toán tiền phòng.

• Giao diện đơn giản, dễ thao tác.

• SlimCRM có thể sử dụng trên cả PC, laptop, di động…

Phần mềm quản lý nhà trọ Mona House

Mona House đang sở hữu một phần mềm quản lý nhà trọ, cho thuê tiện lợi trên điện thoại thông minh. Phần mềm này nhẹ nhàng và gọn nhẹ, nhưng lại cung cấp đầy đủ tính năng để chủ nhà có thể quản lý mọi thứ mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể dễ dàng tính toán tiền điện nước và thông báo thu tiền cho khách hàng thông qua nhiều phương thức như gửi tin nhắn, thông báo trên ứng dụng hoặc gửi email bằng chính phần mềm này.

Ứng dụng quản lý phòng trọ Simple House

Simple House là một ứng dụng quản lý nhà trọ, giúp người quản lý tính toán tiền phòng chính xác và tiết kiệm thời gian trong việc thống kê và ghi chép. Các tính năng cơ bản của ứng dụng bao gồm:

• Đối với khách thuê mới, bạn chỉ cần nhập thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, số điện thoại,... và chọn dịch vụ sử dụng, sau đó nhập giá phòng. Ứng dụng cho phép bạn nhập thông tin chi tiết về các thành viên thuê trong phòng để quản lý dễ dàng và kiểm tra sau này.

• Hàng tháng, bạn chỉ cần nhập chỉ số điện nước, phần mềm sẽ tự động lấy chỉ số cũ và tính toán chỉ số mới. Ứng dụng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, giúp bạn tránh nhập sai. Ngoài chỉ số điện nước, bạn cũng có thể nhập các khoản chi phí khác mà có thể phát sinh ngoài dự kiến.

• Simple House có thể sử dụng trên các hệ điều hành khác nhau như Linux, Windows, Android, iOS và trên mọi thiết bị như PC, laptop, di động,...

Phần mềm quả lý chung cư mini Motel Tracker

Motel Tracker là một phần mềm quản lý trọ được phát triển dựa trên yêu cầu của người dùng, với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Số lượng người dùng không có giới hạn và có thể truy cập từ bất kỳ trình duyệt nào.

Phần mềm luôn được cập nhật với những tính năng mới dựa trên phản hồi và đóng góp từ khách hàng. Giao diện làm việc được thiết kế một cách khoa học, giúp khách hàng dễ dàng quản lý phòng trọ của mình.

Khách hàng có thể xem và quản lý phòng trọ từ bất kỳ đâu vì dữ liệu được lưu trữ trực tuyến. Quản lý trở nên dễ dàng, và thanh toán chi tiết cũng như liệt kê hóa đơn được thực hiện một cách thuận tiện.

Phần mềm Landsoft

Landsoft cung cấp một giải pháp toàn diện và tích hợp, giúp doanh nghiệp vận hành một cách chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Ban quản lý nhà trọ có thể theo dõi chi tiết thông tin khách hàng, hợp đồng, cũng như quản lý thông tin về mặt bằng và dịch vụ trên một phần mềm duy nhất.

Hiện nay, Landsoft đang triển khai ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp và chủ nhà trọ trên toàn quốc. Phần mềm được thiết kế với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng làm quen và tận dụng tối đa các tính năng.

Các dịch vụ tiện ích trong nhà trọ như điện, nước, thẻ xe, thang máy, máy giặt, máy lạnh... được quản lý một cách chi tiết và toàn diện thông qua hệ thống kép. Ngoài ra, thông tin về khách hàng thuê cũng được quản lý trên hệ thống với mức độ bảo mật đáng tin cậy.

Phần mềm quản lý chung cư mini DigiStay

DigiStay là một ứng dụng giúp quản lý phòng cho thuê, thông tin người thuê và thu chi một cách chính xác và hiệu quả. Phần mềm DigiStay cung cấp giải pháp nhanh chóng cho các vấn đề liên quan đến giấy tờ và sổ sách. Bằng cách trực quan và dễ dàng, DigiStay cho phép quản lý tổng quan và chi tiết từng phòng trọ.

Mặc dù là một ứng dụng miễn phí, DigiStay vẫn sở hữu những tính năng hữu ích như nhắc nhở về việc thu tiền và tăng tính tương tác giữa chủ trọ và khách thuê. Thêm vào đó, phần mềm này cũng tương thích với nhiều mô hình nhà trọ khác nhau.

Phần mềm quản lý phòng trọ Nam Việt 

Phần mềm Nam Việt được thiết kế đơn giản với giao diện người dùng thân thiện và các thao tác sử dụng dễ dàng, mang lại sự tiện lợi trong công việc. Nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm hỗ trợ quản lý theo khu vực mà không có giới hạn, giúp quản lý chuỗi nhà trọ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Với phần mềm quản lý trọ của Nam Việt, bạn có thể kiểm soát trạng thái phòng trống hoặc đã có người thuê, lựa chọn và chuyển phòng chỉ với vài thao tác đơn giản trên phần mềm.

Ngoài ra, phần mềm Nam Việt còn hỗ trợ thống kê doanh thu hàng tháng, số lượng người thuê, quản lý thông tin khách hàng,... để tránh các sự nhầm lẫn không đáng có. Tất cả các dịch vụ như điện, nước, mạng, vệ sinh... liên quan cũng được cập nhật và khách hàng có thể thanh toán một cách cụ thể và rõ ràng nhất thông qua phần mềm này.

Phần mềm quản lý chung cư mini Easy House

Easy House là một phần mềm giúp bạn giải quyết các vấn đề về giấy tờ, tính toán và ghi sổ. Mỗi ngày, bạn chỉ cần ghi nhận thông tin và nhập vào phần mềm. Khá đơn giản và dễ sử dụng, tuy nhiên Easy House vẫn chưa mang tính tự động nhiều.

Phần mềm Easy House được thiết kế với giao diện trực quan nên mọi chức năng được thể hiện trong một bảng quản lý. Điều đó tiện lợi với số phòng ít nhưng nếu có vài chục phòng thì rất khó nhìn.

Trên đây là bài viêt so sánh top 10 phần mềm quản lý chung cư mini, nhà trọ cho thuê tốt nhất 2024. Hy vọng bài viết trên cung cấp đầy đủ các thông tin cho việc lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp của bạn. Đừng quên ủng hộ đội ngũ Vinno bằng cách theo dõi và chia sẻ các bài viết khác nhé!