Top 7 phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học tốt nhất 2024

Ngày nay nhu cầu học ngoại ngữ và đi du học ngày càng nhiều, cũng theo đó số lượng và quy mô của các trung tâm tư vấn du học cứ vậy mà tăng lên. Với số lượng học viên và giảng viên tăng nhiều như vậy, công tác quản lý sẽ trở nên phức tạp và khó kiểm soát hơn. Do đó, rất nhiều phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học ra đời và trở thành trợ thủ đắc lực của các trung tâm. Trong bài viết này, Vinno sẽ giới thiệu cho bạn, top 7 phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học tốt nhất 2024 để bạn dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm nhé!

Khó khăn khi quản lý trung tâm tư vấn du học bằng phương pháp truyền thống 

• Khó khăn trong việc quản lý thông tin: Thông tin khách hàng, thông tin trường học, thông tin hồ sơ,... là những thông tin quan trọng cần được lưu trữ và quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Tuy nhiên, với phương pháp truyền thống, việc quản lý thông tin thường gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng sai sót, thất lạc thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của trung tâm.

• Khó khăn trong việc quản lý quy trình: Quy trình tư vấn du học và làm hồ sơ du học thường phức tạp và nhiều bước. Việc quản lý quy trình bằng phương pháp truyền thống thường gặp khó khăn trong việc theo dõi, giám sát, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng và hiệu quả.

• Khó khăn trong việc quản lý nhân viên: Trung tâm tư vấn du học thường có đội ngũ nhân viên đông đảo, với nhiều nhiệm vụ khác nhau. Việc quản lý nhân viên bằng phương pháp truyền thống thường gặp khó khăn trong việc phân công công việc, đánh giá hiệu quả công việc,...

• Khó khăn trong việc quản lý chi phí, doanh thu: Việc quản lý chi phí, doanh thu bằng phương pháp truyền thống thường gặp khó khăn trong việc theo dõi, thống kê, báo cáo,...

• Khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Nhu cầu của khách hàng du học ngày càng đa dạng và phức tạp. Việc quản lý trung tâm bằng phương pháp truyền thống thường gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Để khắc phục những khó khăn trên, các trung tâm tư vấn du học cần áp dụng các giải pháp công nghệ, đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học.

Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học là gì?

Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học là một hệ thống phần mềm được thiết kế riêng cho các trung tâm tư vấn du học, giúp họ quản lý toàn bộ quy trình tư vấn, làm hồ sơ và hỗ trợ học viên du học.

Phần mềm quản lý trung tâm du học cần phải có những tính năng gì?

• Quản lý thông tin khách hàng: Phần mềm giúp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin học tập, thông tin tài chính,...

• Quản lý thông tin trường học: Phần mềm giúp lưu trữ và quản lý thông tin của các trường học nước ngoài, bao gồm thông tin về các chương trình đào tạo, học phí, chi phí sinh hoạt,...

• Quản lý quy trình tư vấn: Phần mềm giúp quản lý quy trình tư vấn du học từ lúc tiếp nhận khách hàng đến khi hoàn thành hồ sơ du học.

• Quản lý quy trình làm hồ sơ: Phần mềm giúp quản lý quy trình làm hồ sơ du học, bao gồm các bước chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xét duyệt hồ sơ,...

• Quản lý chi phí, doanh thu: Phần mềm giúp quản lý chi phí, doanh thu của trung tâm tư vấn du học.

• Quản lý báo cáo, thống kê: Phần mềm giúp tạo các báo cáo, thống kê về hoạt động của trung tâm tư vấn du học.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học

• Tăng cường hiệu quả quản lý: Phần mềm giúp trung tâm quản lý toàn bộ hoạt động một cách khoa học và hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm giúp trung tâm tự động hóa các quy trình, thủ tục, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho trung tâm.

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Phần mềm giúp trung tâm cung cấp dịch vụ tư vấn du học chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học được cung cấp trên thị trường. Khi lựa chọn phần mềm, trung tâm cần cân nhắc các yếu tố như:

• Các tính năng của phần mềm: Phần mềm cần đáp ứng được nhu cầu quản lý của trung tâm.

• Chi phí: Chi phí của phần mềm cần phù hợp với ngân sách của trung tâm.

• Hỗ trợ của nhà cung cấp: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để hỗ trợ trung tâm trong quá trình sử dụng phần mềm.

7 phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học

Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học - SlimCRM

Một số tính năng trên phần mềm SlimCRM:

• Báo cáo tài chính tự động : Tự động thống kê mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp như báo cáo thu chi, báo cáo lương, quỹ, doanh thu và doanh số theo tuần, tháng, năm để chủ doanh doanh nghiệp kiểm soát tài chính nhanh chóng, chính xác và tối ưu nhất. Hoàn toàn có thể tránh được sai sót và thất thoát tài chính.

• Quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhân viên theo thời gian thực: Tự động thống kê tình trạng nhân sự trong trung tâm để điều phối nhân sự hợp lý. Quản trị nhân sự theo OKRs giúp giao nhận chỉ tiêu công việc cho nhân viên dễ dàng

• CRM khách hàng : Tự động gom và nhanh chóng phân phối các khách hàng mới cho sales để có thể chăm sóc khách hàng tức thì. Ngoài ra, có thể đặt kế hoạch chăm sóc khách hàng như: Tự động nhắc lịch chăm sóc, tự động gửi Email, tin nhắn chúc mừng sinh nhật,...

• Báo cáo công việc : Báo cáo công việc nhân sự hoàn thành trong tháng để thưởng phạt minh bạch, tránh dẫn tới mâu thuẫn nội bộ.

• Báo cáo dành cho học viên: Việc thống kê báo cáo học viên là vô cùng cần thiết đối với những trung tâm và doanh nghiệp giáo dục. Để quản lý tình trạng học viên, cần phải có những báo cáo tự động  như thống kê lịch học, thống kê sinh nhật học viên, báo cáo bảng điểm để theo dõi tình trạng phát triển của học viên, hay báo cáo chuyên cần để theo dõi tình trạng học viên đi học đầy đủ.

• Ngoài ra, SlimCRM còn cung cấp nhiều ưu đãi khác như: miễn phí 1.000 - 3.000 email/tháng, Update tính năng mới tự động, Miễn phí đào tạo, miễn phí SlimAds và Slimform,...

• Bảng giá: 800.000đ/tháng - 1.600.000đ/tháng - 2.500.000đ/tháng

Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây!

Phần mềm quản lý trung tâm CRM Việt

CRMVIET là một phần mềm quản lý toàn diện cho Trung tâm Tiếng Anh, đặc biệt nổi bật với hệ thống CRM tích hợp. Phần mềm này cung cấp khả năng giám sát và kiểm soát hoạt động của trung tâm cho các quản trị viên. Đặc biệt, CRMVIET được thiết kế theo hình thức module, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý từng phần của trung tâm. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ tích hợp trên nền tảng đám mây với lợi ích lắp đặt đơn giản và chi phí thấp.

Phần mềm quản lý trung tâm Centre Online

Phần mềm quản lý Trung tâm ngoại ngữ Center Online là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý đa chi nhánh, với tích hợp nhiều tính năng đa dạng trong một hệ thống duy nhất. Được thiết kế để đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ các chức năng nghiệp vụ, phần mềm này áp dụng cho toàn bộ trung tâm từ quản lý đến các bộ phận như kế toán, tư vấn, tuyển sinh, marketing và nhiều hơn nữa. Gồm 5 chức năng chính bao gồm CRM (quản trị quan hệ khách hàng), báo cáo, tài chính, đào tạo,...

Phần mềm quản lý trung tâm FaceWork

Không thể không nhắc đến phần mềm Face Work, một giải pháp quản lý toàn diện cho một hoặc nhiều chi nhánh của các Trung tâm Ngoại ngữ. Phần mềm này cung cấp hỗ trợ quản lý số lượng học viên, giáo viên, thời khóa biểu, khóa học, lớp học, lịch giảng dạy và nhiều nội dung khác. Việc sử dụng phần mềm giúp trung tâm nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu hóa nguồn lực về giảng viên, nhân viên và cơ sở vật chất của trung tâm, đồng thời tạo điều kiện quản lý thuận tiện hơn.

Phần mềm quản lý trung tâm Ileader

Phần mềm quản lý Trung tâm Ngoại ngữ đã phát triển qua nhiều năm kinh nghiệm. Đội ngũ tư vấn viên và kỹ thuật lập trình là những chuyên gia chuyên nghiệp, nhiệt tình, cam kết đáp ứng 99% yêu cầu của quý khách. Phần mềm này có nhiều chức năng đa dạng, bao gồm Module đăng ký học trình và quản lý học phí, Module học viên và giáo viên, Module lớp học và khóa học, Module giáo vụ, quản lý và báo cáo,... Việc phân chia theo module giúp người sử dụng thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao và giảm chi phí thuê nhân công cho nhà quản trị.

Phần mềm quản lý trung tâm AyoTree

Phần mềm quản lý trường học Ayotree mang đến sự tiện lợi cho các trường học truyền thống và đơn vị dạy trực tuyến trong việc quản lý thời khóa biểu, điểm danh, thiết lập thanh toán và cung cấp các lớp học trực tuyến trên một hệ thống Cloud an toàn. Ayotree được thiết kế vô cùng linh hoạt để phục vụ nhiều loại hình trường học, từ cơ sở giáo dục tư nhân, tổ chức giáo dục phi lợi nhuận, trung tâm dạy thể thao, lớp múa và nhiều loại hình giáo dục khác.

Phần mềm quản lý trung tâm EasyEdu

EasyEdu là một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đậm chất đơn giản và chính xác. Mục tiêu của EasyEdu là loại bỏ sự phức tạp trong công tác quản lý giáo dục đã tồn tại từ lâu. Phần mềm này tích hợp đầy đủ các tính năng chuyên nghiệp và quan trọng như quản lý học viên, giáo viên, thông báo lịch khai giảng và thời khóa biểu tự động, quản lý học phí, quản lý thu chi thông qua đơn điện tử, tính lương, chấm công, KPI và nhiều tính năng cần thiết khác. EasyEdu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và giúp tối ưu hóa quá trình hoạt động của trung tâm ngoại ngữ.

Trên đây là toàn bộ bài viết về “Top 7 phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học tốt nhất 2024” Hy vọng những thông tin sẽ hữu ích với bạn trong quá trình lựa chọn giải pháp phù hợp cho trung tâm của mình. Đừng quên theo dõi Vinno để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!